Olá, tudo bem?

Ao ter uma empresa, é comum e inegável o volume de contratos que é necessário lidar, a demanda de burocracia para resolver é enorme.

Confeccionar, avaliar, celebrar, assinar e gerenciar, são diversas as etapas que se deve passar na gestão dos contratos. Por isso é muito interessante contratar profissionais especializados para gerir esses contratos, talvez até optar por uma terceirização para facilitar a vida da empresa.

Veja sobre:

• Como funciona a gestão de contratos;
• Pontos importantes na gestão;
• Porque as empresas precisam dessa gestão;
• Riscos de uma gestão não qualificada;
• Celebração do contrato;
• Pós-celebração;
• Duração de um contrato;
• Ciclo de vida de um contrato;
• Tipos de contratos Imobiliários;
• Penalidades mais comuns nos contratos;
• Tecnologia na gestão de contratos.

Boa leitura!

Como funciona a gestão de contratos

O processo de gerenciamento de contratos, começa desde a criação deles, até a execução, onde teremos certeza que os deveres e obrigações estão sendo cumpridos e a qualidade dos resultados.

As principais atividades desenvolvidas durante toda a gestão abrangem em todas as fases análises de desempenho em relação aos termos do contrato para maior desempenho e menores riscos.

O gerenciamento inclui todo o ciclo de vida do contrato:

• Solicitação de proposta: o momento em que a empresa busca a contratação do produto ou serviço;

• Cronogramas: todas as datas importantes para os momentos dos contratos devem estar organizadas, para que não se perca nenhuma;

• Avaliação de desempenho: extremamente necessário para constatar se o contrato daquele serviço/produto está sendo cumprido da forma adequada e gerando o que a empresa estava esperando;

• Datas de pagamento: é importante ter as datas de pagamento estipuladas e gerenciadas para não perder prazos e afetar o financeiro da empresa sem planejamento;

• Vencimento: todo contrato tem começo, meio e fim. É importante ter ciência das datas para que se tenha a intenção de continuar com o serviço/produto, não ocorra uma suspensão temporária devido ao vencimento do contrato, e caso não vá continuar, não ser pego de surpresa com a  suspensão do que foi contratado;

• Operações: reajustes, renovações de contrato, mudança de cláusulas, aditivos e quais outras ações que possam envolver o contrato.

Pontos que devem ser levados em consideração 

• Processo de gerenciamento: esse deve ser um dos pontos principais a serem considerados quando se trata dos contratos, o processo de gerenciamento deve ser inteiramente cuidadoso e assertivo.

• Influências: no orçamento, operações, atendimento ao cliente, imagem pública - em uma empresa, todos os contratos de serviços e produtos impactam diretamente nas atividades e nas entregas finais da empresa.

• Regularidades: padrões regulatórios, responsabilidade e transparência - os contratos devem seguir os padrões de regularidade pedidos pela lei, e devem ser cumpridos da forma certa.

Porque empresas precisam de gestão de contratos 

Aumento do volume e complexidade: à medida que as empresas vão crescendo, os contratos - sejam de qualquer espécie (prestação ou contratação de serviço, ou produto, trabalhistas e demais). Os contratos vão se tornando maiores e em maior quantidade, gerando uma necessidade de uma gestão qualificada.

Redução de custos: O principal objetivo de uma empresa é o lucro, reduzir custos auxiliam nessa meta. Uma gestão qualificada pode tentar reduções e renegociações nos valores aumentando o saving da empresa.

Otimização financeira e operacional: Com uma gestão de contratos é possível otimizar tanto o desempenho do financeiro da empresa - com a redução de custos e melhores estratégias operacionais, melhorando as especificações dos contratos a favor da empresa.

Requisitos regulamentares: a parte regulamentar dos contratos é a mais “chata”, são inúmeras as obrigações que devem ser cumpridas, as cláusulas que devem estar no contrato, as leis que devem ser seguidas, tudo isso necessita de um trabalho profissional e minucioso.

Riscos de uma gestão não qualificada

Não conformidade ou não receber o produto, ou serviço:

• O maior risco que a empresa pode correr se não contar com uma gestão não qualificada é não ter uma conformidade no que se espera daquele contrato, ou acabar até não recebendo o que estava previsto.

Financeiro:

• Pode ocorrer da empresa não ter recursos para cumprir com as obrigações, o que vai intervir diretamente no financeiro da empresa.

Operacional: 

• Se deixarmos os contratos em mãos não qualificadas as operações podem ser afetadas, por exemplo, se sua empresa contrata um serviço ou um produto que interfere diretamente nas atividades principais e esse contrato não for cumprido, o negócio será afetado negativamente.

Jurídico: 

• Contratos são documentos que devem seguir a risca, são um assunto extremamente sério que afetam diretamente o seu negócio, uma gestão não profissional pode acabar violando as leis e regulamentações a serem seguidas e prejudicar a empresa.

Celebração de contrato 

Provavelmente você já deve ter ouvido falar “agora só falta celebrar o contrato”, sabe o que isso significa?

Celebrar o contrato é um termo usado para indicar que o contrato satisfaz as partes envolvidas e está inscrito no art 435. do CC que o contrato deve ser celebrado no local que foi proposto.

Antes de se celebrar o contrato é importante considerar:

• Objetivo: o ponto principal de qualquer contratação, o objeto deve estar claro e exposto no contrato, afinal ninguém quer futuros problemas vindos da falta de informação sobre o que se espera do serviço.
• Responsabilidades: como dito anteriormente, é importante evitar futuros problemas, ambas as partes devem estar cientes das suas obrigações e tratá-las com responsabilidade.
• Riscos e custos: Considerar os prós e contras que podem ser adquiridos com aquele contrato e avaliar o impacto financeiro na empresa. A avaliação de riscos é importante para o sucesso da contratação.                                                          

Gestão pós-celebração

Após a celebração do contrato é importante se assegurar de que as obrigações serão cumpridas, para isso é importante ter um plano de ação e considerar alguns pontos de atenção:

• Identificar os riscos e minimizá-los com boas estratégias;
• Garantir um bom relacionamento entre as partes;
• Acompanhar o cumprimento e o desempenho do contrato;
• Finalizar adequadamente, seguindo as condições pré-estabelecidas pela lei e pelas partes.     

Duração de um contrato

Os contratos contam o que chamamos de período legítimo. Quando é firmado um contrato é estipulado seu tempo de duração, esse tempo irá depender de vários fatores pré-acordados entre as partes, normalmente esse tempo considera:

• Porte da empresa;
• Segmento;
• Complexidade do serviço/produto;
• Particularidade do negócio;
• Demandas da empresa contratante;
• Disponibilidade da contratada.

Ao fim desse tempo, o contrato pode ser finalizado ou renovado, além desse momento, ele também deve ser renovado sempre que houver alterações na base contratual. Agora, quando ocorrem pequenas mudanças ou inclusão de alguma cláusula, ou termo, apenas incluímos o que chamamos de aditivo contratual.

Esse aditivo permite atualizar as partes sobre seus direitos e deveres sem ser necessário alterar e assinar um novo contrato.

Ciclo de vida de um contrato

Além do tempo de duração, o contrato tem o que chamamos de ciclo de vida, desde a solicitação até a finalização.

Em cada momento do ciclo existem algumas obrigações, como já foi dito, mas o que poucos sabem é que algumas podem continuar para além da data de expiração do contrato.

O ciclo de vida do contrato é normalmente constituído de nove etapas, porém pode variar, veja as principais etapas:

• Solicitação ou pedido;
• Criação;
• Aprovação e revisão;
• Negociação;
• Assinatura;
• Armazenamento;
• Cumprimento;
• Gerenciamento;
• Análise de desempenho e produtividade (normalmente aqui ocorre a finalização);
• Renovação.

Tipos de Contratos imobiliários 

Os contratos imobiliários podem ser divididos em diversos tipos, por isso a importância de uma boa gestão de portfólio, mantendo todos os seus contratos organizados. Veja aqui os principais tipos:

Contrato de compra e venda

Um dos mais comuns dos contratos imobiliários, é aquele que prevê que uma das partes deverá transferir a propriedade de um imóvel para a outra, mediante a um pagamento firmado e negociado entre elas, é regulamentado pelo artigo 481 da Lei nº 10.406.

Diferentemente da locação, não basta celebrar um contrato particular para que a compra e venda seja concretizada legalmente, é necessário lavrar uma escritura de compra e venda em Cartório de Notas, e registrá-la no respectivo Cartório de Registro de Imóveis.

Contrato de locação

Também é um dos contratos imobiliários mais vistos na prática. Através dele o locador transfere a posse de um imóvel ao locatário por um período determinado, mediante a um pagamento de valores mensais. Ele está previsto na Lei 8.245/1991.

No contrato existem cláusulas referentes ao valor do aluguel, índice de rajuste, forma e local de pagamento, além da especificação dos encargos que serão pagos por cada parte (condomínio, água, luz, IPTU, seguros e outros).

Outros pontos que não podem faltar são a modalidade de garantia, o destino do imóvel, o prazo de vigência e a situação do locatário em caso de venda, além do termo de vistoria que assegura às partes a comparação das diferenças no estado de conservação do imóvel.

Contrato de corretagem imobiliária

Nesse tipo de contrato uma das partes (corretor ou imobiliária) deve obter para a outra um ou mais negócios imobiliários, prevista nos artigos 722 a 729 do Código Civil e na Lei 6.530/1978.

É um contrato de prestação de serviços, onde o corretor prospecta negócios imobiliários com pessoas que querem vender ou alugar, para satisfazer as demandas de quem deseja comprar ou alugar.

Contrato Built-to-suit

O contrato de Built-to-suit contratante busca um imóvel moldado às suas necessidades e ao escopo do negócio, e o contratado se oferece para reformá-lo ou construí-lo para atender essas demandas.

Estabelecido pela Lei n°12.744, esse tipo de contrato normalmente tem duração de 10 a 20 anos, mas não tem limite máximo nem mínimo.

Basicamente, o contrato de Built-to-suit precisa conter todas as informações demandadas pelo locatário e como elas devem ser realizadas. Assim, o contrato é formulado de forma adequada para ambas as partes.

Contrato de permuta

Muito utilizado por construtoras, esse tipo de contrato é muito realizado entre quem possui um terreno vago e alguém que deseja um empreendimento imobiliário daquele lugar. 

Em troca do terreno, o proprietário fica com direito de receber unidades do que foi construído no local - permuta física -, ou uma porcentagem das vendas daquelas unidades - permuta financeira.

Embora seja muito comum este tipo de contrato, o Fisco e os Cartórios não reconhecem formalmente esse tipo de operação, considerando como uma forma de compra e venda com pagamento futuro.

Penalidades mais comuns nos contratos

Tudo que é descumprido gera consequências, nos contratos as principais penalidades por esses descumprimentos são:

• Advertência;
• Suspensão temporária;
• Multa;
• Rescisão. 

A aplicação delas deve considerar a gravidade das infrações cometidas durante a vigência do contrato.

Tecnologia na gestão de contratos

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A tecnologia pode ser uma grande aliada para tornar a gestão de contratos mais eficiente. Ao utilizá-la na sua empresa, é possível controlar diversas vertentes e gerar ainda mais benefícios. 

Definição do fluxo de trabalho:

Quando se define os responsáveis por cada processo da gestão, tudo fica mais fácil. Todos esses processos podem ser definidos dentro de um sistema e atribuídos aos responsáveis. Isso otimiza os prazos, já que há mais clareza no fluxo e na concentração do trabalho.

Além disso, é possível acompanhar melhor o acordo de nível de serviço (SLA), onde cada etapa é feita com maior clareza, tanto para o cliente quanto para o gerenciador. Esse serviço é fundamental e com a tecnologia fica mais fácil gerenciá-los e reduzir riscos, atrasos e outros.

Controle de KPIs para a gestão de contratos

Os indicadores de performance, são essenciais nas tomadas de decisão em seu negócio. 

• Ciclo de vida e compliance precisam ser verificados sempre, a fim de garantir a segurança dos dados.    

Os KPIs (Indicadores- chave de desempenho), sempre estão relacionados a um número e a um prazo, esses dados precisam ser altamente confiáveis garantindo que as decisões sejam assertivas.

Para garantir essa confiabilidade, um sistema para gerir os contratos é ideal, ele organizará e trará as informações de todas as etapas dos contratos.

Mais espaço

Se sua empresa tem costume de guardar os contratos e documentações, seja em um ambiente físico ou até mesmo em e-mail, elas ocupam muito espaço e podem acabar se perdendo. A tecnologia, através de sistemas, mantém esses documentos em um ambiente seguro e de fácil acesso.

Segurança das informações

Dados em ordem, seguros e em sigilo, uma das metas principais da gestão de contratos. A tecnologia auxilia sua empresa em todas essas metas, por exemplo:

• A plataforma utilizada pode ser adaptada conforme as às necessidades e demandas da empresa;

• Apenas quem realmente pode ter acesso às informações terá o login, muitas vezes podemos até contar com o uso de digital ou reconhecimento facial;
• Gestão conforme a  LGPD, onde as empresas devem ser mais transparentes ao uso de dados dos usuários, garantindo mais proteção e privacidade.

Relacionamento com o cliente

Com um sistema integrado de gestão dos contratos, o cliente pode ter acesso às informações de seus contratos, de forma fácil e ágil. Assim ele não vai te ligar o dia todo quando precisar de uma simples informação, otimizando assim o tempo de ambos.

Além de tudo, com uma solução de gestão exclusiva para seus contratos, todos os envolvidos conseguem aplicar de forma otimizada e bem direcionada os processos de feedback com clientes, fornecedores e parceiros, consequentemente conseguindo um gerenciamento melhor para seu negócio.

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