Olá, tudo bem? Uma empresa demanda diversas operações além das atividades principais, para manter a qualidade e a manutenção da infraestrutura da empresa é muito importante se atentar a uma gestão de facilities.

Mas afinal, o que são esses facilities? Normalmente esse termo está ligado a questões de serviços de limpeza e segurança, porém, essa estratégia é muito mais ampla. 

Neste artigo você irá entender, como funciona e qual a importância do gerenciamento de facilities, veja sobre:

• O que são facilities?
• Categorias de facilities;
• Gerenciamento de facilities;
• Contratação de facilities;
• Facilities de gestão imobiliária;
• Cuidados na gestão de facilities;
• Benefícios da gestão de facilities.

Boa leitura!

O que são facilities?

O termo surgiu nos anos 60 nos Estados Unidos, e em português significa facilidades. É comum relacionar esse termo com serviços infraestruturais da empresa, como limpeza, manutenção e segurança.

A International Organization for Standardization- ISO, coloca que o termo Facilities pode ser definido como: uma função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com propósito de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade das organizações.

Cada vez mais as empresas estão buscando “facilitar” as atividades-meio através de serviços terceirizados, assim é possível deixar os colaboradores mais focados nas atividades principais do seu negócio.

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Categorias de facilities

A área de facilities pode ser dividida em duas categorias:

Hard services: Esse tipo de serviço está ligado a manutenção e segurança da infraestrutura do edifício em que a empresa está localizada, como: combate a incêndio, manutenção elétrica e hidráulica. São serviços indispensáveis, que devem ser mantidos durante toda a vida da empresa.

Soft services: Esse tipo de serviço é realizado conforme a demanda da empresa, como: refeições e dedetização

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Gerenciamento de facilities

A gestão de facilities é responsável por coordenar e garantir que os serviços contratados funcionem da melhor forma possível.

A área responsável pela gestão de facilities faz a conexão do ambiente empresarial por completo, podendo ser considerado um tipo de suporte para a atividade principal do negócio.

Afinal, para que a atividade principal seja realizada de forma eficiente, é necessária uma boa infraestrutura do processo empresarial.

Atualmente esse tipo de gestão é aplicado em praticamente todas as organizações, sejam grandes, médias ou pequenas e abrange cada vez mais áreas, integrando assim pessoas, locais, processos e até tecnologia, permitindo assim uma melhor funcionalidade da empresa. 

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Contratação de facilities 

Como já foi dito anteriormente, a contratação de serviços de facilities tem como principal objetivo melhorar o funcionamento e a produtividade da organização.

Existem duas formas de contratação desse tipo de serviço:

• Managing agent: A empresa firma diretamente o contrato com a prestadora de serviços, porém se necessário é possível utilizar de uma gerenciadora para intermediar a busca por fornecedores, prestadores de serviços qualificados e fazer a gestão após a contratação. 

• Principal: A empresa contrata uma gerenciadora que fica totalmente responsável por firmar os contratos com os prestadores de serviço, com total responsabilidade em todas as ações de gestão dos contratos e dos serviços.

Para decidir qual a melhor opção para sua empresa é necessário analisar as demandas e estratégias da empresa, além de, claro, analisar os custos de cada opção. Lembrando que ao optar pela contratação direta o gestor responsável pela empresa deve se atentar na administração dos processos burocráticos que serão gerados.

Facilities de gestão imobiliária

A gestão imobiliária é um assunto muito importante para as empresas, visto que, um dos maiores custos das empresas é com os imóveis. Esse setor deve ser tratado com zelo, assertividade e expertise.

É possível contratar uma empresa facilitadora de serviços especializada em gestão imobiliária, que trará maior otimização e integração para essa área da empresa.

As principais vantagens de contratar uma gestão especializada são:

• Otimização e automação dos processos;
• Segurança na gestão de contratos, afinal estará lidando com especialistas aptos e responsáveis;
• Prestação de contas sobre os serviços realizados e resultados gerados;
• Redução de custos;
• Redução da burocracia, assim sobra mais tempo para focar no core business.

Essas são só algumas das vantagens geradas por uma gestão e consultoria que conta com expertise no setor.

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Cuidados na gestão de facilities

A gestão de facilities realizada corretamente, por profissionais qualificados pode gerar às empresas uma significativa redução de custos e aumento na otimização dos processos internos da empresa. 

Porém, existem alguns cuidados para aplicar esse gerenciamento de forma eficiente, tais como:

Gestão de risco: É sempre importante elencar os possíveis riscos e avaliar as reais necessidades do seu negócio.

Planejamento: Após ter claro suas necessidades, é o momento de definir suas estratégias e objetivos

Terceirização qualificada e com preço justo: Para que os serviços contratados e a gestão desses facilities seja eficiente, é preciso contar com parceiros com expertise na área. Além disso, é importante avaliar o custo benefício da contratação;

Gestão da gestão: É claro que se você está buscando por uma empresa de facilities, é porque não quer se preocupar com os processos daquela área. Porém, acompanhar se o planejamento está sendo executado corretamente, e se é necessário alterações ou atualizações.

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Benefícios de terceirizar a gestão de facilities

Após considerar todos os cuidados necessários na gestão de facilities, é só aproveitar os benefícios, veja aqui os principais:

• Redução de custos: Ao contratar uma empresa de facilities, você considerará o custo benefício, e como resultado seus colaboradores terão que focar apenas nas atividades principais, gerando uma produtividade maior e consequentemente um lucro maior.

• Mão de obra especializada: Ao terceirizar você estará contratando uma equipe especializada, então a qualidade do serviço será de alto padrão.

• Melhoria na infraestrutura: Ao contratar uma empresa especializada ela terá disponibilidade de toda infraestrutura necessária para realização do serviço solicitado.

Conclusão

A gestão de facilities deve ser realizada por profissionais qualificados, a fim de supervisionar e controlar, definir prioridades, ficar atento a prazos e garantir que a qualidade dos serviços se mantenha.

Com um bom gerenciamento, a contratação de facilities irá cumprir com o seu papel principal que é facilitar o funcionamento geral da sua empresa.

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