Olá, tudo bem? Em um estudo realizado pela Harvard Business Review surgiu a principal premissa para se controlar o custo de ocupação nas empresas: economia também é ganhar dinheiro.

A maioria das empresas consideram a gestão dos custos de ocupação uma tarefa simples porque nunca abordaram o setor imobiliário com o mesmo zelo com outras funções-chave, com relatos - segundo o estudo da HBR - de que frequentemente essas mesmas empresas não relacionavam os crescentes custos de ocupação com a redução de lucros da empresa.

Preparamos este artigo com todas as informações necessárias para que você e sua empresa saibam a importância de manter o custo de ocupação sob controle, confira:

• O que é custo de ocupação;
• Por quê calcular o custo de ocupação?
• Fórmula para calcular o custo de ocupação;
• Calculadora LocX de custo de ocupação;
• Técnicas de gerenciamento de custo de ocupação.

Tenha uma boa leitura!

O que é custo de ocupação?

É um cálculo feito por empresas relacionado com a ocupação de um espaço, que incluem: 

• aluguel; 
• condomínio;
• FPP - fundo de promoção e publicidade, apenas para imóveis comerciais - principalmente shoppings.

Para empresas com muitos imóveis alugados como, por exemplo, grandes empresas do setor varejista, ele contribui significativamente para as despesas operacionais gerais, sendo - geralmente - o 2º maior custo, abaixo apenas do custo com pessoas. 

Vale ressaltar que ele é mais alto para inquilinos mais antigos devido à escalada do preço dos imóveis.

+ Reduza seu custo de ocupação com a renegociação de alugueis LocX

Para quê serve o cálculo de custo de ocupação?

As empresas pensam nessa questão quando se preparam para realocar ou expandir para um novo local, pois desejam garantir que o custo de ocupação não exceda a receita projetada ou deixe a empresa vulnerável a problemas de fluxo de caixa no futuro. 

Ele também pode ser feito como “termômetro” para você identificar e avaliar se os seus custos de aluguel estão condizentes com os custos de mercado e se o custo de ocupação está favorável e dentro do percentual ideal, esse percentual é variável por segmento.

Para ilustrar rapidamente: existem dois pontos importantes para analisar sobre o custo de ocupação, se você gastar R$50.000 por mês com o aluguel de uma loja, mas a média dos seus vizinhos de mesmo segmento está em R$35.000, o seu custo de ocupação com certeza está bem acima do valor do mercado, o segundo ponto é o quanto o percentual do custo de ocupação representa em % no gasto total de custos da empresa.

Se o valor for superior a porcentagem para seu segmento ou alta demais em relação ao seu faturamento, é indicado aplicar técnicas de renegociação de aluguéis. 

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+ Estratégia de ocupação: localização certa para seu negócio

Fórmula para calcular o custo de ocupação

Para gerenciar os custos de ocupação, é preciso conseguir identificar seus componentes, medir seu impacto, entender o que o impulsiona e desenvolver opções para alterá-los. 

Para realizar o cálculo de custo total de ocupação você precisa das seguintes informações:

• Valor do seu aluguel: principal variável que impulsiona o custo;
• Valor do IPTU: ajuda a inflar seu custo, aqui o valor vai depender das políticas públicas do município onde você está alugando;
• Custos adicionais como: condomínio; fundo de promoção;
• Faturamento mensal da empresa.

O resultado em mãos você precisará de um parâmetro para entender o nível do seu custo. Isto é, você precisa de um valor de referência para utilizar como comparativo do seu próprio custo.

Aqui na LocX nós utilizamos um banco de dados próprio, com o custo médio das locações ou custo médio de m² para entender se o valor está acima, abaixo ou no esperado. Mas se você não tiver um banco de dados desse, você pode conduzir uma pesquisa em sites imobiliários para entender o valor dos imóveis próximos de você ou perguntar aos locatários vizinhos para entender o valor. Assim você terá uma referência aproximada sobre o seu próprio custo de ocupação.

+ Veja também: Como calcular o seu reajuste de aluguel

Calculadora LocX de custo de ocupação

Temos que ser sinceros com você: aqui na empresa nós abandonamos as planilhas para realizar este tipo de cálculo. Nós utilizamos o LocXRE, uma plataforma própria que realiza esse controle de forma automatizada, sistematizada e tem uma maior consistência de dados. 

Entretanto, preparamos uma planilha para facilitar o seu cálculo, te ajudar com o controle de vários imóveis ao longo do ano vigente, controlar os seus índices de reajuste de aluguel e também para você inserir os valores de referência dos imóveis próximos de você.

[Baixar planilha]

Técnicas de gerenciamento de custos de ocupação

O custo de ocupação é apenas 1 dos indicadores utilizados na gestão imobiliária voltado para os seus aluguéis. E como qualquer indicador ele está sujeito a ações táticas para buscar a melhoria da gestão sobre os imóveis que você está administrando.

Seu custo de ocupação estando acima do indicado, a primeira medida que indicamos é colocar em prática a renegociação de aluguéis. Ela consiste em tratar a negociação de aluguéis de forma estratégica, com uma abordagem “projetizada” e bem estruturada em etapas para você conseguir ter os custos equilibrados.

Para você ter como parâmetro do que é possível, grandes grupos como: Via Varejo, Dasa, Pernambucana, Magazine Luiza e muitos outros, já economizaram milhões através de nosso serviço de renegociação de aluguéis. 

Mas diminuir o custo de ocupação não se trata apenas de redução de aluguéis; trata-se também de melhorias no processo de gestão imobiliária, desde a busca por novos imóveis, até a manutenção e controle de todo ciclo de vida dos contratos de locação.

Confira a nossa planilha de custo de ocupação!

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