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Olá, tudo bem?

Com o crescimento da empresa, maior se torna os desafios e exigências que se tem do mercado. Então as empresas têm buscado cada vez mais a otimização dos processos produtivos e o aperfeiçoamento dos serviços prestados por cada setor que a integra.

Sendo assim, a procura por recursos que auxiliem ainda mais no crescimento e andamento dos planos e metas da empresa aumentaram, fazendo com que elas busquem entender o que é BPO e como utilizá-lo. 

Para entender o que compõe esse procedimento, quando ele pode ser aplicado e quais as vantagens e desvantagens de sua utilização dentro de uma empresa. Preparamos este artigo, acompanhe:

• O que é BPO?  
• Como o BPO funciona
• Diferença entre BPO e terceirização 
• Setores que o BPO pode atuar
• O BPO proporciona

Boa leitura!

O que é BPO?    

O termo em inglês significa Business Process Outsourcing, surgiu na década de 90, dita como uma forma de terceirização de serviços e teve seu boom em 2000 com o avanço tecnológico. Estima-se que o  mercado de BPO Financeiro movimente US $95 bilhões até 2024.

A ideia do BPO é que tudo que não seja core da empresa, seja terceirizado. Temos que ter em mente que não é um processo de consultoria ou assessoria. Ao contratar uma empresa de BPO, o contratante está buscando um setor especializado para assumi-lo integralmente, seja em BackOffice ou front-office.

Com uma gestão estratégica, equipe profissional qualificada, agilidade no atendimento e tecnologia de ponta, o BPO vem para facilitar a vida das empresas.

Como o BPO funciona

O BPO pode funcionar alocado na empresa contratante ou na sede da empresa de origem. 

Com ele o cliente pode dedicar o tempo que levaria solucionando as questões daquele setor, nas atividades do seu negócio, enquanto sua empresa BPO esforça-se na manutenção e otimização de outros setores.

Assim, a ideia é que qualquer processo que não seja a principal atuação, possa ser terceirizado por um prestador de serviço.

Você já conseguiu diferenciar  BPO e terceirização normal? São conceitos bastante similares, não é? Esse é o nosso próximo tópico de discussão. 

Diferença entre BPO e terceirização 

A terceirização normal conta com um serviço simples, mão de obra específica e pontual, em um projeto ou área específica. Se refere mais a uma estratégia única.

Utilizamos esse termo “terceirização” ao falar sobre a estratégia de BPO, mas ele é somente emprestado. 

O BPO se trata da contratação de toda estratégia, tecnologia, domínio e processos por trás de uma atividade ou de um setor por inteiro de uma empresa. 

Setores que o BPO pode atuar

Você pode contratar uma empresa BPO para diversos setores, basicamente só não é possível terceirizar o escopo do negócio.  

• Financeiro:

Normalmente a área que as empresas mais buscam por terceirização, devido a sua complexidade. O BPO financeiro realiza toda a gestão financeira como contas a pagar, a receber, controle de documentos, emissão de notas fiscais, etc. Também se espera uma série de medidas a fim de otimizar todo o setor e reduzir os custos da empresa.

• Administrativo:

Quando uma empresa escolhe focar mais na gestão de pessoas e do cliente, é comum que ela busque uma terceirização na área administrativa. Assim a burocracia deixa de ser uma preocupação para a empresa, que pode focar na gestão.

•  Contábil:

Responsável pela apuração dos impostos e emissão de guias, entrega de obrigações fiscais, relatórios e demonstrativos contábeis, elaboração do balanço patrimonial, controle de vencimento de certidões e alvarás e mais. 

Em muitos casos também serviços como elaboração de folhas de pagamento, mas deve-se considerar inválido um BPO específico para isso, para não sobrecarregar o contábil. 

• Folha de pagamento:

Realiza funções como: processamento e administração da folha de pagamento, cálculo de salários e vencimentos, retenção de imposto de renda, pagamento das contribuições da empresa e dos funcionários, depósito direto e mais. Com o BPO de folha de pagamento você tem maior controle financeiro.                                                                                                                                         

• TI:

Um setor de TI é cada vez mais importante dentro de uma empresa, criar um dentro da própria empresa pode sair muito caro e ser muito trabalhoso. Para simplificar isso existe o BPO TI que conta com identificação de oportunidades e implementações de novas tecnologias, serviço de segurança de dados e informação, plano de backup, instalação e manutenção de equipamentos e mais. 

• Gestão de contratos:

Informação, dados e documentos são cada vez mais valiosos nos negócios.

Ter acesso a métodos, estratégias e ferramentas que controlam a emissão, o armazenamento e o uso do documento, seja ele digital ou físico. Que gerenciem contratos com clientes, prestadores de serviço ou fornecedores é fundamental para garantir que os documentos estejam dentro da lei e que tenham validade. 

• Fiscal:

90% das empresas brasileiras têm problemas tributários, dessa forma o BPO pode ser a solução dessa problemática.

Gestão dos documentos fiscais, assessoria para a abertura de empresas, apuração de impostos, estão entre as principais atividades do BPO fiscal. O foco deste trabalho é buscar estratégias para lidar com as obrigações fiscais. 

• RH:

Uma das atividades mais burocráticas da organização e o apoio de uma empresa especializada, que possui as melhores ferramentas, é uma excelente estratégia de negócio. O BPO RH realiza processos de contratação, plano de carreira, o controle de folha de pagamento, treinamento de pessoal e muito mais.

• Jurídico e Compliance:

Manter uma empresa dentro das leis, principalmente as brasileiras, pode ser um pouco confuso. Por isso, é extremamente válido contar com profissionais especializados, assim evitar processos trabalhistas e outras questões legais que possam afetar o seu negócio.

O BPO proporciona

Vantagens:

O BPO pode trazer diversos benefícios para uma empresa, veja alguns deles:

Redução de custos - O custo com funcionários é o maior das empresas, para contratá-los e principalmente para mantê-los. Com a contratação de uma empresa BPO esses custos são evitados, além de transferir esses custos para a prestadora de serviço, evita-se também investimentos em tecnologia.

Claro, existe o pagamento realizado à empresa, contudo, contratar o serviço costuma ser muito mais barato do que montar uma infraestrutura do zero.

‍Maior produtividade - Otimizar os processos é uma das principais demandas das empresas, ao contratar funcionários próprios eles precisam passar por uma curva de aprendizado até que ele desenvolva todo o conhecimento para atuar plenamente em seu cargo.

Ao contratar um setor de BPO, você está contratando profissionais já especializados na área, então o processo se encurta. Além de que, ao contratar um setor especializado, os seus outros funcionários podem focar mais nas principais atividades do seu negócio, o que consequentemente aumenta a produtividade. 

Serviços especializados -  Profissionais especializados e com experiência, otimizam e asseguram que os processos estão sendo desenvolvidos conforme o SLA e que os critérios legais estão sendo considerados.

Foco nas atividades do negócio - Com toda a burocracia que uma empresa gera, buscar estratégias para crescer acabam ficando um pouco de lado.

Contar com um BPO pode ser o fator decisivo para trazer uma visão especializada, mas também, adquirir tempo para se dedicar às principais atividades do negócio.

‍Desvantagens:

Algumas desvantagens também podem ser encontradas no BPO:

Problemas de comunicação - Comunicação é a base de tudo, quando existem falhas nessa comunicação o serviço pode perder qualidade e gerar alguns atritos que diminuem os benefícios da terceirização.

Despesas ocultas - Ao contratar uma empresa BPO, a contratante geralmente busca redução de custos, mas deve-se ter ciência de podem aparecer mais custos durante o contrato, como gastos extras com implementações, contratação de ferramentas, aumento dos valores do plano contratado, entre outras.

Aí a importância de formalizar e discutir antes possíveis futuros gastos vindos da contratação.

Distanciamento do setor -  É comum que quando uma empresa terceiriza algum processo, deixe ele completamente nas mãos do BPO e acaba perdendo o controle das atividades – o que pode ter consequências negativas em longo prazo. Visto isso, é interessante manter um contato e transparência entre as partes.

O BPO é uma forma de terceirização dos serviços da sua empresa que visa economia, agilidade, otimização e, ainda, maior aproveitamento do tempo para seu próprio negócio. E pode ser aplicado em diversos setores. 

Então, sua empresa precisa de um BPO? Gostou do artigo? Compartilhe!